Comment trier ses papiers administratifs ?

Comment trier ses papiers administratifs ?

đŸ€”Je ne sais pas si il y a rĂ©ellement des personnes qui adooooorent la paperasse et l’administratif !?!

En tous les cas, j’entends trùs souvent le contraire chez mes clientes !

« Je suis phobique administrative ! Â» 

« Ah non mais MOI, je n’aime vraiment pas ça ! Â»

Bref, c’est LA tĂąche procrastinĂ©e par excellence !!!

Alors oui, les papiers, les factures, les documents Ă  complĂ©ter, les impĂŽts
 tout ça est rarement une partie de plaisir ! Mais cela fait partie des choses, qui, si l’on ne s’en occupe pas, peuvent vite nous coĂ»ter cher !

Alors pour ne plus jamais recevoir de relance de paiement, ou passer 1000 ans Ă  chercher LE document Ă  fournir de toute urgence  ( pour hier 😅 ) Ă  l’école de votre fils, et savoir enfin comment trier vos papiers administratifs, suivez les Ă©tapes suivantes : 

1ÈRe étape : Préparer son matériel

âžĄïž Prenez votre agenda prĂšs de vous (qu’il soit en format papier ou numĂ©rique), votre chĂ©quier, des enveloppes et des timbres, et bien entendu prĂ©voyez Ă©galement une poubelle ainsi que du matĂ©riel de classement ( au minimum 3 chemises ou sous-chemises ).

2Ăšme Ă©tape : Trier

Si vous me suivez dĂ©jĂ  sur Instagram, sur Facebook, ou mĂȘme si vous avez tĂ©lĂ©chargĂ© mon Workbook « 5 Ă©tapes pour donner un nouveau souffle Ă  votre intĂ©rieur Â», vous devez commencer Ă  me connaĂźtre : rien ne dĂ©bute sans un grand tri !

Réunissez tous les papiers qui trainent dans la maison et qui ne sont pas classés. Vous pouvez déjà vous débarrasser tout de suite des enveloppes inutiles, des éventuels journaux et publicités et de tous documents dont les dates sont déjà obsolÚtes !

3Úme étape : Catégoriser

L’ idĂ©e est vraiment, comme souvent, de faire au plus simple. Ainsi, nous n’aurons besoin que de 3 catĂ©gories. IdĂ©alement, vous utiliserez un trieur vertical mais vous pouvez Ă©galement utiliser des bannettes Ă  laisser sur votre bureau ou mĂȘme encore tout simplement des chemises ou des sous-chemises.

Vous allez ensuite prendre les papiers issus de votre tri, un Ă  un, et les rĂ©partir dans l’une des catĂ©gories ci-dessous, ou bien, les traiter tout de suite si il vous faut moins de 5 minutes pour le faire.

Le process est donc simple :

âžĄïž Je prends le document, est-ce que je peux le traiter tout de suite ?

âžĄïžOui : je le traite, si il s’agit d’une facture, je note sur le document la date et le mode de paiement, si il s’agit d’un RDV, d’une invitation, d’un Ă©vĂšnement, je note tout de suite la date dans mon agenda. Ensuite, je classe le document dans l’une des catĂ©gories ci-aprĂšs. 

âžĄïž Non : Je classe le document dans l’ une de ces catĂ©gories : 

 

📁 À traiter : Il vous faut plus de 5 minutes pour le traiter. DĂšs lors que vous mettrez un document dans cette partie, notez tout de suite un crĂ©neau dans votre agenda pour vous en occuper.

📁 À classer : DĂšs que vous avez traitĂ© un document que vous devez nĂ©anmoins conserver. Un autre article du blog sera consacrĂ© au classement des papiers.

📁 En attente : Tout ce que vous devez conserver temporairement, ce que vous ne pouvez pas encore
traiter : des billets pour un spectacle, une convocation à un examen, un justificatif de dépÎt de
renouvellement d’identitĂ© 


âžĄïž Et aprĂšs ?  Vous vous en doutez, ce n’est pas parce que vous avez triĂ© une bonne fois vos papiers, que tout va rester intact. Sans une routine mise en place pour vous occuper de vos documents, la paperasse va vite s’accumuler Ă  nouveau ! À vous de voir Ă  quelle frĂ©quence vous souhaitez les traiter : chaque semaine, tous les 15 jours, ou bien une fois par mois ? Ne faites Ă©videmment pas en fonction de ce dont vous avez envie ( qui a rĂ©ellement ENVIE de gĂ©rer ses papiers ?), mais en fonction de la quantitĂ© de papiers que vous avez Ă  gĂ©rer ! Mieux vaut en faire un peu chaque semaine, qu’y consacrer une demi-journĂ©e tous les mois, non ? 

De mon cÎté, je fais ce tri toutes les semaines, chaque vendredi. Cela me prend environ 10 à 15 minutes et mes papiers sont tous traités et/ou classés !

J’ espĂšre que cet article vous aura Ă©tĂ© utile et qu’il vous aura donnĂ© quelques pistes pour vous organiser.

N’ hĂ©sitez pas Ă  me faire vos retours en commentaires ou Ă  me partager votre façon de faire avec les documents administratifs.